Archiviazione digitalizzata

Da WikiPA.

Contesto

In questa fase transitoria di passaggio da una amministrazione cartacea ad una amministrazione digitale, l’archivio come “luogo” fisico di conservazione e come “funzione” essenziale dell’amministrazione subisce delle trasformazioni che modificano la fisionomia non solo nella fase di gestione corrente, ma anche in quelle successive di deposito e storico. Il che significa che, almeno per il momento, le strategie di gestione e conservazione devono considerare necessariamente la convivenza tra era cartacea ed era digitale, salvaguardando l’interezza dell’intero patrimonio amministrativo e culturale senza perdere di vista la possibilità di una conservazione contestualizzata correndo il rischio di una parcellizzazione della memoria. Quindi l’archivio digitale, in attesa di nuove evoluzioni, ha bisogno del suo alter ego analogico e - soprattutto nell’ottica della conservazione e della fruizione futura come bene culturale - non può essere considerato come un'entità autonoma. Piuttosto che di archivi digitali converrà quindi parlare di sistemi documentari integrati, all’interno dei quali convivono diversi supporti e diverse prassi di produzione, gestione e conservazione [...].

Cosa è un archivio informatico

Il complesso organico di documenti, fascicoli informatici e aggregazioni documentali informatiche, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell’attività istituzionale, gestito e conservato in ambiente informatico, compone un archivio informatico.

Archivio corrente

Il sistema di gestione corrente rappresenta il punto di raccolta dei documenti prodotti e ricevuti da un Ente ed ha il compito di gestirli in modo da preservarne identità e integrità ai fini della conservazione a lungo termine, svolta dalla medesima amministrazione o da un polo di conservazione. Per le ragioni indicate nel contesto, in questa fase storica l’accezione archivistica classica cede il posto a quella di archivio “corrente ibrido", popolato da documenti digitali nativi, digitali derivati (scansioni di documenti analogici) e cartacei, in virtù delle specificità di produzione, gestione e conservazione di tipologie eterogenee di documenti.

Archivio storico e di deposito

Le unità archivistiche chiuse o esaurite (fascicoli, serie, registri, ecc.) e i documenti in esse contenuti, organizzati secondo un piano di classificazione, dall'archivio corrente fluiscono nell'archivio di deposito e storico, dando vita alla conservazione permanente.

Sistema di conservazione

Un sistema di conservazione permanente di documenti archivistici ha l'obiettivo di conservare nel tempo l’insieme dei documenti che compongono un sistema informativo, in previsione della loro accessibilità. “...Conservare non significa semplicemente stoccare dei dati ma organizzarli secondo criteri di riferimento puntuali e condivisi (la classificazione), filtrarli (la selezione) e renderli effettivamente fruibili anche a soggetti diversi da quelli che li hanno prodotti ed utilizzati (la descrizione). Conservare i documenti e i loro contenuti significa cioè conservare anche tutto il sistema di relazioni ed informazioni di contesto che fa di un insieme di documenti un archivio in senso proprio... (Valacchi, 2007)".

Sistema di conservazione digitale

Per garantire la conservazione a lungo termine dei documenti e degli archivi, il sistema deve essere in grado di far fronte ai principali problemi che attengono alla conservazione delle risorse digitali, tra cui quelli legati all’obsolescenza tecnologica del sistema, dei supporti di memorizzazione e dei formati dei file. Obiettivo precipuo è garantire l'integrità, l'autenticità, l'accessibilità, la leggibilità e la riproducibilità dei documenti digitali conservati. In particolare, tale obiettivo di mantenere accessibili, integri e autentici nel tempo i documenti digitali impone un ripensamento delle classiche procedure di conservazione, legate al versamento dei fascicoli chiusi in archivio di deposito. In ambito digitale è preferibile essere in condizione di agire tempestivamente sugli oggetti da conservare e per questo motivo è, quindi, consigliabile anticipare il più possibile la trasmissione dei documenti al sistema di conservazione, anche prima che i documenti abbiano completato il loro ciclo di vita nell’archivio corrente dell’ente. Il sistema di conservazione deve essere, quindi, pensato per ricevere documenti ancora nel loro ciclo attivo, applicare ad essi i processi di conservazione stabiliti per mantenere tali risorse accessibili nel tempo (mediante, ad esempio, processi puntuali di riversamento sostitutivo di quei file prodotti in formati non idonei alla conservazione) e prevedere forme specifiche di integrazione di metadati (in particolare sul contesto archivistico di produzione) nel momento in cui il ciclo di vita dei documenti versati anticipatamente al sistema di conservazione si conclude (momento che, normalmente, avviene con la trasmissione del fascicolo dall’archivio corrente a quello di deposito). Tale modello conservativo, mediante il versamento anticipato dei documenti digitali, consente di assolvere in maniera efficace alle prescrizioni normative in vigore in tema di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, mettendo il responsabile della conservazione in grado di intervenire in tempo utile sui documenti sottoscritti con firma digitale, ovvero prima della scadenza o della revoca dei certificati di firma. Infine, il sistema di conservazione deve consentire l’accesso al patrimonio documentario conservato da parte di soggetti esterni (cittadini, imprese, ricercatori, pubbliche amministrazioni, ecc.) per finalità amministrative, di trasparenza e di ricerca storica, tenendo conto delle normative vigenti (privacy, diritto d’autore, segretezza, diritto di accesso, ecc.). Il modello più idoneo a garantire la conservazione nel lungo periodo di informazioni e documenti digitali, secondo tale descrizione, è giudicato universalmente quello proposto dallo standard OAIS (ISO 14721:2003).

Conservazione sostitutiva

Considerando la natura del documento informatico tipicamente esposta a rischi di obsolescenza tecnologica che ne possono pregiudicare l'accessibilità nel tempo, è consigliabile che le procedure di conservazione abbiano inizio al momento dell'acquisizione del documento nel sistema documentale dell'ente. Questa fase della conservazione è definita “anticipata” perché avviene in anticipo rispetto al versamento del fascicolo chiuso nell'archivio di deposito tipica del contesto documentale non dematerializzato. Il sistema di conservazione deve essere in grado, quindi, di ricevere documenti per la conservazione anticipata al momento in cui questi sono acquisiti nell'archivio corrente. Alcune tipologie di documenti, per ottemperare alla normativa vigente, necessitano di conservazione anticipata, ovvero di conservazione sostitutiva, pur essendo elementi costitutivi di una pratica corrente ancora aperta, quindi di competenza del sistema di gestione documentale piuttosto che del sistema di conservazione. Questi documenti se opportunamenti trattati dal sistema di conservazione avranno il valore giuridico di opponibilità a terzi.

Sistema di gestione documentale

Nel corso dello svolgimento degli affari correnti di un'amministrazione pubblica un documento percorre un proprio ciclo di vita che passa attraverso la sua produzione, la ricezione (cioè l'archiviazione o trasmissone ad altri soggetti), la gestione (cioé l'insieme delle azioni effettuate sul documento prodotto o ricevuto dall’Ente), la conservazione. Le nuove disposizioni normative riportate nel Codice dell’Amministrazione Digitale [1] introducono e regolamentano il funzionamento del documento digitale e del processo di archiviazione-conservazione, assicurandone l'autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità degli oggetti conservati.

Il processo di archiviazione e conservazione documentale è dunque parte integrante del processo di gestione documentale. La produzione dei documenti informatici, infatti, deve essere opportunamente presidiata a partire dalla loro formazione per garantire che i documenti siano prodotti rispettando precisi requisiti (principalmente in termini di struttura, formati e metadati) al fine di poter essere adeguatamente gestiti sia nella fase corrente che in quella di archiviazione, garantendo il mantenimento nel tempo delle caratteristiche di autenticità, integrità e intelligibilità dei documenti prodotti nei processi di lavoro intrapresi dall’amministrazione. Il presidio deve riguardare i processi di ricezione dei documenti provenienti dall'esterno, sia i documenti interni prodotti dall'ente. Il sistema di gestione corrente dei documenti deve essere in grado, quindi, di gestire sia i documenti non definitivi, in formazione, che i documenti definitivi che sono acquisiti nell'archivio corrente. Il sistema di gestione documentale corrente è deputato all’organizzazione della documentazione relativa agli affari correnti, tramite titolario di classificazione e strutture aggregative (fascicoli, serie, etc.), indirizzando efficacemente l’organizzazione e le funzioni anche ai fini della conservazione. La normativa italiana sulla conservazione dei documenti informatici (c.d. conservazione sostitutiva), impone precisi obblighi, prevedendo specifiche procedure da seguire per garantire nel tempo la validità legale dei documenti, in particolare quelli dotati di firma digitale. Tali procedure vengono innescate al momento dell’acquisizione dei documenti definitivi all’interno del sistema di gestione documentale corrente e vengono svolte dal sistema di conservazione. Tuttavia, nel corso dello svolgimento delle attività di produzione e ricezione di documenti relativi agli affari correnti, un'amministrazione tratta sia documenti amministrativi1 (che l'art. 1, comma 1, lettera a, del TU. 445 definisce: “Ogni rappresentazione, comunque formata (prodotta o acquisita), del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa”) quindi documenti ufficiali, ma anche documenti per i quali non è ritenuto necessario o non è ancora stata attribuito un codice di riferimento univoco (sia esso un numero di protocollo o un numero di repertorio), ma che possiedono valore da un punto di vista informativo o archivistico. Tali documenti, definiti da [Moreq2] [2] come “document” rispetto a quelli ufficiali definiti come “record” sono genericamente documenti “non registrati” in formato modificabile o definitivo. Un documento è in formato “modificabile” se non ha ancora avuto una registrazione e se può essere trattato con uno strumento di word processing (sono, per esempio, i documenti preparatori ai documenti ufficiali, gli appunti, i documenti prodotti internamente all’Ente e quelli in arrivo dall’esterno che non necessitano di protocollazione). Un documento è “definitivo”, indipendentemente dal fatto che sia registrato o meno, se è in un formato non modificabile. Il discrimine nel trattamento di “document” e “record” all’interno del sistema documentale non è tanto dato dalle operazioni di classificazione, comunque possibile, quanto dall’immodificabilità del documento, operazione richiesta da un utente umano e resa possibile dai servizi esposti dalla piattaforma infrastrutturale di Content Management. La trasformazione che fissa i contenuti del documento porta con sé la definizione dei termini di conservazione ed eventualmente la registrazione e la firma elettronica o digitale. Nel corso del suo ciclo di vita, gestito dal sistema di gestione documentale, quindi il passaggio tra gli stati di un documento è vincolato alla seguente successione:

  • modificabile;
  • definitivo;
  • (eventualmente) registrato;
  • immodificabile.

Testo unico sulla documentazione amministrativa (TUDA)

Il Testo unico sulla documentazione amministrativa (TUDA) definisce il sistema di gestione informatica dei documenti come “Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”. Le funzioni che deve svolgere sono le seguenti:

  • garantire la sicurezza e l'integrità del sistema;
  • garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita.
  • fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
  • consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
  • consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
  • garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato.

Il legislatore definisce, così, la gestione documentale come un processo complesso in cui il protocollo informatico riveste un ruolo centrale ma non esclusivo, inserendolo in un sistema più ampio che si configura come un vero e proprio servizio infrastrutturale a supporto di tutti processi gestiti dall’ente. Il sistema di gestione informatica dei documenti deve quindi garantire almeno una corretta gestione dei documenti d’archivio (record) prodotti e ricevuti nell’ambito dell’archivio corrente dell’ente. Il sistema di gestione documentale corrente convoglia i documenti prodotti e ricevuti dall’ente in un’organizzazione logica e gerarchica precostituita (piano di classificazione) individuata sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione, in modo da preservarne identità e integrità ai fini della conservazione a lungo termine, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta. Il sistema di gestione documentale corrente rappresenta l'ambiente dedicato alla registrazione, classificazione, fascicolazione dei documenti generati dagli enti produttori attraverso specifiche filiere verticali, rappresentate dai diversi applicativi che generano e organizzano documenti informatici nativi, accanto a documenti cartacei tradizionali, così come acquisiti/inviati tramite protocollo informatico. Il modello del sistema di gestione documentale corrente è definito dalle specifiche Moreq2 [3], che forniscono i requisiti generici per la gestione di record elettronici da parte di un sistema ERMS - Electronic Records Management System. Gli standard di riferimento principali sono rappresentati da ISO 15489 Records management, che indirizza creazione, acquisizione e distruzione di documenti e ISO 23081 Metadata for records, che regola l’elaborazione e l’impiego dei metadati necessari alla gestione di documenti amministrativi (records) allestiti secondo la norma ISO 15489.

Modalità di acquisizione dei documenti in archivio

L’acquisizione dei documenti, a meno che l’archivio non venga utilizzato fin dalla fase di produzione del documento, può avvenire in due modalità:

  • alimentazione puntuale sincrona
  • alimentazione massiva asincrona

L’alimentazione puntuale sincrona prevede che gli applicativi gestionali di ciascuna filiera documentale, piuttosto che l’applicativo di protocollo, richiamino i servizi di archiviazione esposti dall’applicativo di gestione documentale. Questa modalità di alimentazione è utilizzata anche e soprattutto per i documenti in ingresso/uscita veicolati tramite PEC scambiate tra Aree Organizztive Omogenee (AOO) di uno stesso ente o di enti diversi, coerentemente con la normativa italiana sull’interoperabilità del protocollo informatico. L’alimentazione massiva asincrona, gestita in automatico dal sistema, invece, passa attraverso la definizione a priori delle porzioni di archivio da alimentare, congiuntamente al popolamento di un xml che contiene i metadati obbligatori definiti dall’archivista per i documenti elettronici nativi. I formati di documenti elettronici nativi accettati dal sistema sono vincolati alla capacità della piattaforma infrastrutturale di indicizzarne i contenuti per renderli fruibili all’utente finale. Le funzionalità di ricerca estesa sull’archivio (full-text e metadati) sono quindi vincolate all’indicizzazione dei contenuti, mentre i risultati della ricerca e, in particolare la visualizzazione dei documenti, è governata dalla definizione degli accessi sulle porzioni di archivio e nel rispetto del trattamento dei dati sottoposti alla normativa sulla privacy. Relativamente al passaggio in deposito delle pratiche chiuse, il sistema provvede in automatico ad inviare in deposito le strutture aggregative, i documenti e relativi metadati in esso archiviati, che hanno raggiunto i termini di conservazione corrente, qualora queste contengano esclusivamente documenti elettronici nativi. In caso di situazione ibrida, cioè di strutture aggregative formate da documenti informatici e riferimenti a documenti analogici, il passaggio in deposito avviene sempre in modo intenzionale e mai in automatico, a condizione che siano scaduti i termini di conservazione corrente e solo su esplicita operazione richiesta dall’archivista.

Bibliografia

  • Progetto interregionale ProDe, Documenti di progetto e di specifica, Task Centrali CE2 e CE3, CISIS, 2012.
  • DigitPA, Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, conservazione copia duplicazione riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni e di gestione del fascicolo informatico, bozza - 2011.
  • DigitPA, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 –bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005, bozza - 2011.
  • Codice dell’Amministrazione digitale, D.Lgs.82/2005 - modificato e integrato dal D.Lgs. 235/2010 e dal D.L. 13/2011.
  • Federico Valacchi, L'archivio digitale come bene culturale, 2007.
  • CNIPA, Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, 2004.
  • Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, D.P.R 445/2000.
  • Regolamento recante criteri e modalità per la formazione e la trasmissione con strumenti informatici e telematici, D.P.R. 513/1997.

Voci Correlate

Collegamenti esterni