Conservazione sostitutiva

Da WikiPA.

La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

Si intende per documento una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004)

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.


Normativa

Con l'introduzione delle recenti normative sulla conservazione sostitutiva, il documento informatico acquista valore probatorio ai fini fiscali e legali.

Infatti, con l'introduzione del Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell'Economia e delle Finanze e con la Deliberazione del Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione nº 11 del 19 febbraio 2004, oggi è possibile archiviare e conservare su supporti ottici i documenti cartacei e, utilizzando la firma elettronica qualificata e la marcatura temporale, si può anche decidere di eliminarli. Negli ultimi tempi l'interesse verso le soluzioni di Document Management è aumentato in maniera significativa in Italia dovuto anche alla recente legge che autorizza, secondo certi criteri ben definiti, l'utilizzo di metodologie di archiviazione ottica sostitutiva e trattamento dei documenti anche di quelli considerati a valore fiscale (es. fatture, libro IVA, ecc). Si tratta della cosiddetta legge "Bassanini" seguita dalle varie norme emesse dal CNIPA che garantiscono ai documenti informatici piena validità ai fini probatori, legali e fiscali e, dunque, possono pienamente sostituire i tradizionali metodi di conservazione delle registrazioni aziendali. Questo provvedimento apre innumerevoli vantaggi per le aziende e non solo: basti pensare alla riduzione degli spazi di conservazione dei documenti, all'incredibile risparmio cartaceo, all'abbattimento dei costi "nascosti" di gestione, alla velocità di ricerca dei documenti a distanza e molto altro. La dimensione del mercato è vastissima, ed è frutto dell'introduzione di tutta una serie di normative in ambito di archiviazione la cui storia è di seguito riassunta.

D.L. 10 giugno 1994 n. 357 Art. 7: Si è stabilita la possibilità di conservare scritture e documenti contabili sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, a condizione, comunque, che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano essere trasformate in qualsiasi momento in un esemplare leggibile del documento da cui sono state formate. Ma nel 1994 non erano ancora pienamente sviluppate le tecniche di riproduzione elettronica dei documenti.

D.L. 15 marzo 1997 n. 59 Art. 15: Riconosce la validità a tutti gli effetti di legge degli atti, dati e documenti formati ed i contratti stipulati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, rinviando, tuttavia, per la sua attuazione ad un apposito regolamento.

D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513 Definiti i criteri e le modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici. Art. 15: Conservare su supporti informatici i libri, i repertori e le scritture di cui sia obbligatoria la tenuta. Per le regole tecniche è tutto demandato all'AIPA: Autorità per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione.

D.P.C.M. 8 febbraio 1999 Regole tecniche per la formazione, trasmissione, conservazione, duplicazione, riproduzione e validazione, anche temporale, dei documenti informatici.

D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Art. 6: possibilità di sostituire i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su: 1. supporto fotografico; 2. supporto ottico; 3. altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. Per le specifiche tecniche è tutto demandato all'AIPA.

Delib. 13 dicembre 2001 n. 42 (sostituito con Delib 19 febbraio 2004 n. 11) Regole tecniche stabilite dall'AIPA.

D.L. 23 gennaio 2002 n. 10 Attuazione alla direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche, introducendo nell'ordinamento nazionale il sistema della doppia chiave asimmetrica di crittografia quale strumento di validazione legale. Il CNIPA ha pubblicato un apposito documento con il quale sono state dettate le linee guida per l'utilizzo della firma digitale.

Decreto Ministro dell'Economia e Finanze 23 gennaio 2004 Sono definite le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Si stabilisce che il procedimento di conservazione sia effettuato almeno con cadenza quindicinale. Affinché i documenti abbiano rilievo ai fini fiscali devono essere caratterizzati dalla forma di documenti il cui contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione (definiti documenti statici non modificabili) e devono essere emessi riportando il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica. La memorizzazione deve avvenire su supporti che ne garantiscano la leggibilità nel tempo. Il responsabile della conservazione, cui spetta un ruolo chiave ai fini della realizzazione dell'intera procedura, ha affidato il controllo della corretta operatività del sistema e delle procedure di verifica della leggibilità dei dati memorizzati. Art. 1: Glossario Art. 2: Tratta i documenti informatici di competenza dell'Agenzia dell'entrate Art. 3: Caratteristiche che i documenti informatici devono avere ai fini delle disposizioni tributarie e precisa che sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. Art. 4: Modalità di conservazione digitale. Bisogna assicurare l'ordine cronologico delle registrazioni. Questo processo va concluso con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine. Il concorso nel procedimento in questione di un notaio se da un lato rafforza le garanzie di correttezza del processo, dall'altro costituisce un appesantimento procedurale con aggravi anche in termini di costo per le imprese. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale. Art. 5: Entro il mese successivo alla scadenza dei termini per le presentazioni delle dichiarazioni fiscali relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione “trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale”. Art. 6: L'amministrazione finanziaria può chiedere al contribuente di esibire i documenti informatici e le scritture e di rendere leggibili gli stessi anche su supporto cartaceo. Art. 7: Imposta di bollo sui documenti informatici. Il contribuente è tenuto a presentare all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonché l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta. Il pagamento dell'imposta avverrà sulla base di tali dati, mentre entro il mese di gennaio dell'anno successivo l'interessato presenterà all'Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologie, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. La corresponsione dell'imposta di bollo sui libri e sui registri tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati, “è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse”.

Delibera CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11(Gazzetta Ufficiale del 9 marzo 2004 n.57) Suddivide i documenti in informatici e analogici; Prevede la possibilità di conservare su un qualsiasi tipo di supporto (oltre a quelli a tecnologia laser) i documenti analogici e informatici attraverso l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale.

Norma UNI 11386:2010 Supporto all'Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SinCRO) La norma è stata pubblicata dall'UNI, ente ufficiale di standardizzazione italiano. Definisce la struttura dell'insieme di dati a supporto del processo di conservazione sostitutiva; in particolare, precisa e integra alcune disposizioni contenute nella Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, individuando gli elementi informativi necessari alla creazione dell'indice di conservazione (il cosiddetto "file di chiusura") e descrivendone sia la semantica sia l'articolazione per mezzo del linguaggio formale XML. L'obiettivo della norma è di consentire agli operatori del settore di utilizzare una struttura-dati condivisa al fine di raggiungere un soddisfacente grado d'interoperabilità nei processi di migrazione, grazie all'adozione dello Schema XML appositamente elaborato.

Il processo di conservazione

Il documento informatico, conservato nel rispetto delle prescrizioni normative, ha pieno valore legale e probatorio: la firma digitale garantisce l’identità dell’autore e l’integrità del documento informatico firmato (rendendolo immodificabile), mentre la marca temporale permette di individuare, in maniera certa e univoca, la data e l’ora in cui è stato creato. La conservazione sostitutiva dei documenti amministrativi è una funzione di gestione documentale che si inserisce nel più generale modello organizzativo scelto ed adottato dalla singola amministrazione. L’art. 43 del [Codice de'Amministrazione Digitale] sancisce, la validità e la rilevanza, a tutti gli effetti di legge, delle riproduzioni su supporti informatici, di documenti degli archivi, scritture contabili, corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, in tutti i casi in cui la riproduzione e la conservazione nel tempo siano effettuate del rispetto della normativa tecnica. Il Ministero per i beni e le attività culturali mantiene, comunque, i poteri di controllo sugli archivi (sia pubblici che privati) che siano stati dichiarati di notevole interesse storico (ai sensi del D. Lgs. n. 42/2004). Restano, comunque, validi i documenti già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. Oggetto di conservazione sono tutti i documenti dematerializzati, sia quelli creati direttamente in formato digitale, sia quelli derivanti dalle conversioni analogico/digitale (es. documenti originariamente creati su supporto cartaceo e, solo successivamente, trasformati in documenti informatici mediante scansione). Ai sensi dell’art. 44 del CAD, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:

  • l’identificazione del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento;
  • l’integrità del documento;
  • la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;
  • il rispetto delle misure di sicurezza previste dalla legge.

Le tre fasi del processo di conservazione sostitutiva seguono la presa in carico, da parte del sistema di conservazione, del documento informatico firmato digitalmente e comportano:

  • la verifica accurata delle firme digitali apposte al documento effettuata con software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla normativa tecnica;
  • il consolidamento del valore probatorio in cui viene verificata la sussistenza delle condizioni che assicurano la validità del documento a costituire elemento di prova dei fatti rappresentati. Sono, quindi, sottoposti a verifica la conformità alle normative e regole tecniche vigenti (formato, certificati, ecc.) e l’integrità del documento (che non deve essere stato alterato dopo l’apposizione della firma). Inoltre, in questa fase, vengono svolte verifiche sul certificato di firma per accertare che sia stato effettivamente emesso da un certificatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale e che, tale certificato, non sia scaduto, sospeso o revocato. Nel caso in cui vengano riscontrati problemi, il sistema di consolidamento deve prevedere l’invio di un messaggio di notifica al responsabile della conservazione;
  • la conservazione su supporti conformi alle normative tecniche adottate dall’Agenzia per l’Italia Digitale che assicurano la conservazione e l’integrità, sia logica che fisica, dei dispositivi di archiviazione. Il sistema, quindi, deve disporre di particolari caratteristiche funzionali: utilizzo di volumi di archiviazione di lavoro, gestione dei metadati, gestione automatica del consolidamento dei volumi, notifica via e-mail al responsabile della conservazione della disponibilità di ogni nuovo volume congelato, interfaccia utente per la navigazione attraverso i volumi, ecc.

Bibliografia

Le principali fonti normative sulla Conservazione Sostitutiva:

  • Risoluzione 364E del 3 ottobre 2008 dell'Agenzia delle Entrate
  • Risoluzione 161/E del 9 luglio 2007 dell'Agenzia delle Entrate
  • Circolare 36/E dell'Agenzia delle Entrate dicembre 2006
  • Circolare 45/E dell'Agenzia delle Entrate 2005
  • Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004
  • Deliberazione CNIPA n. 11/2004
  • DPR 28 dicembre 2000, n. 445
  • Decreto 23 gennaio 2004 Ministero dell’Economia e delle Finanze
  • Direttiva 2001/115/CE del 20 dicembre 2001
  • Circolare del 16 febbraio 2001, n. AIPA/CR/27
  • Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale) e sue successive modificazioni

Software a supporto della conservazione sostitutiva

Nome prodotto Licenza Motore DMS Tipo di firma digitale applicata Tipo di marca temporale applicata Compatibilità UNI SInCRO Conservazione documenti fiscali
sinekarta open source GNU GPL v3 Alfresco PAdES PAdES NO SI. Produce il file d'impronta per l'Agenzia delle Entrate
ArchiviaPlus/ArchiMedia per server MS SQL CAdES XAdES PREVISTA Sì,calcolo bolli, impronte, multi aziendale
openwork per server, per utenti, criteri misti e cloud proprietario CAdES (integrato client e server) e PAdES (gestito ma non integrato) XAdES PREVISTA e personalizzabile SI, con verifica, gestione tenuta e personalizzazione dei processi a seconda delle necessità aziendali
ICBPI Servizio per utenti non applicabile CAdES (integrato client e server) e PAdES (gestito ma non integrato) XAdES PREVISTA SI, con verifica, gestione tenuta e personalizzazione dei processi a seconda delle necessità aziendali
DocPA servizio per utenti e outsourcer proprietario CAdES (integrato client e server) e PAdES (integrato client e server) CAdES e PAdES PREVISTA e personalizzabile SI, con verifica, gestione tenuta e personalizzazione dei processi a seconda delle necessità aziendali. Produce il file d'impronta per l'Agenzia delle Entrate.
ADS-Doc Licenza d’uso per server oppure Servizio Cloud ADS-Doc CAdES (integrato client e server) e PAdES (integrato client e server) CAdES e PAdES SI e personalizzabile SI, con verifica, gestione tenuta e personalizzazione dei processi a seconda delle necessità aziendali. Produce il file d'impronta per l'Agenzia delle Entrate
Eurotext Server, servizio per aziende e outsourcing Oracle e MS SQL Server Firma Massiva CAdES e PAdES CAdES SI SI, con verifica, gestione tenuta e personalizzazione dei processi a seconda delle necessità aziendali. Produce il file d'impronta per l'Agenzia delle Entrate. Backup automatico dei documenti, integrazione in SAP e archiviazione avanzata sull'archive server Livelink di OpenText.
Nome prodotto Licenza Motore DMS Tipo di firma digitale applicata Tipo di marca temporale applicata Compatibilità UNI SInCRO Conservazione documenti fiscali


Collegamenti esterni

Fonti