Fatturazione elettronica

Da WikiPA.

È maturato in questi ultimi anni un forte interesse in molti settori e in molte sedi istituzionali sul tema della fatturazione elettronica. Il concetto stesso di fatturazione elettronica si presta però a molteplici interpretazioni che partono da prospettive molto diverse in termini di processi impattati, funzioni aziendali coinvolte, tecnologie abilitanti e quindi benefici attesi. Un primo modello interpretativo fa riferimento alla fattura come documento in sé e alla fatturazione come processo in sé: assumendo la prospettiva della fatturazione elettronica “in senso stretto”.

La fatturazione elettronica in senso stretto

Nella prospettiva della fatturazione elettronica "in senso stretto" la fattura è il documento amministrativo per eccellenza, il più importante documento aziendale in grado di rappresentare nel tempo un’operazione commerciale, e da cui scaturiscono risvolti fiscali (detrazione dell’IVA e deducibilità del costo), civili (ingiunzioni di pagamento ed efficacia probatoria tra imprenditori), penali (reati tributari e reati commessi dal fallito) e finanziari (la gestione del credito e la riconciliazione della fatture ai pagamenti ed agli incassi). La fatturazione è dunque intesa come quel processo che parte dalla composizione della fattura – in generale da parte del fornitore di beni/servizi – e si conclude generalmente con l’archiviazione della fattura sia da parte del fornitore che da parte del cliente secondo quanto prescritto per legge e che può prevedere, se richiesto dall’ Agenzia delle Entrate, la messa a disposizione delle fatture conservate per accertamenti fiscali.

In questo contesto con fatturazione elettronica ci si riferisce alla possibilità di emettere e conservare le fatture in solo formato digitale, come introdotto nell’ordinamento europeo dalla Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001 e in Italia dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 di recepimento della direttiva europea e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 (cfr. Il quadro normativo in tema di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva). Il quadro legislativo di fatto regola diversi modelli di “fatturazione elettronica”, dalla semplice trasmissione elettronica delle fatture alla fatturazione elettronica in senso proprio. Nello specifico, i tre principali scenari considerati prevedono:

  • la trasmissione telematica delle fatture (o “fatturazione telematica”), quando la trasmissione dei dati e delle informazioni contenute in fattura avviene utilizzando un canale telematico, ma resta obbligatoria sia da parte dell’emittente che del destinatario la “materializzazione” (stampa su supporto cartaceo) del documento;
  • la conservazione sostitutiva delle fatture, ossia quel processo che permette di conservare le fatture in formato digitale in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità, mantenendo piena validità legale e fiscale;
  • la fatturazione elettronica1, in senso proprio, dove la fattura elettronica – in formato digitale provvista di riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente (che ne garantisce autenticità e integrità) – nasce, viene trasmessa e viene conservata sia dall’emittente che dal ricevente solo ed esclusivamente in formato elettronico.

Tipi di fattura elettronica

Non tutte le fatture create in formato elettronico possono rientrare nella definizione di fattura elettronica di cui all’art. 217 della Direttiva, ad esempio:

  • le fatture create in formato elettronico tramite un software di contabilità o un software di elaborazione di testi e successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo non possono rientrare nella definizione della Direttiva 2010/45/UE;
  • le fatture create in formato cartaceo, poi scannerizzate, sottoscritte con firma elettronica avanzata (basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo per la creazione di firma sicura) e inviate e ricevute tramite posta elettronica, possono invece essere considerate fatture elettroniche ai sensi della normativa comunitaria.

Da queste due ipotesi si rende evidente che per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è rilevante il tipo di formato originario, elettronico o cartaceo, della fattura, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene emessa (ossia messa a disposizione) e ricevuta.

Attuazione della fatturazione elettronica

La normativa (nuovo comma 3 art. 21 D.P.R. 633/1972) prescrive la stipula di uno specifico accordo tra mittente e destinatario della fattura in modo da stabilire con precisione gli elementi di qualificazione dell'interscambio, quali ad esempio:

  • Modalità tecnica;
  • Standard utilizzato;
  • Periodicità della trasmissione dei documenti;
  • Momento dell'emissione da parte del mittente;
  • Momento della ricezione da parte del destinatario.

I modelli di fatturazione elettronica “normati”

Il quadro normativo di fatto regola diversi modelli di “fatturazione elettronica”, dalla semplice trasmissione telematica delle fatture alla fatturazione elettronica in senso proprio. I quattro principali scenari considerati prevedono: (1) l’utilizzo della trasmissione telematica delle fatture, (2) l’adozione della conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, (3) la fatturazione elettronica in senso proprio e infine (4) il ricorso a sistemi di scambio documentale basati sull’ EDI (Electronic Data Interchange). Li esamineremo ora nel dettaglio.

La trasmissione telematica delle fatture (1)

Nel caso di trasmissione telematica delle fatture (o “fatturazione telematica”) la trasmissione dei dati e delle informazioni contenute in fattura avviene utilizzando un canale telematico. Parliamo quindi di fatturazione telematica qualora il mittente trasmetta al destinatario la fattura o le informazioni contenute in fattura tramite un canale elettronico. Resta in questo caso obbligatoria sia da parte dell’emittente che del destinatario la “materializzazione” (stampa su supporto cartaceo) del documento. È necessario infatti stampare i dati che si ricevono creando un documento (cartaceo) che costituirà l’evidenza “legale” del documento stesso, esattamente come la fattura che si riceve via posta. Non è peraltro necessario che l’originale del cliente e la copia fornitore della fatture abbiano lo stesso layout grafico: ciò che è fondamentale è la congruenza dei dati in esse contenuti. Scambiare le fatture via email (o tramite altri canali elettronici) provvedendo alla conservazione della relativa copia cartacea comporta limitati benefici ma nessuna “controindicazione”: questa non è infatti “fatturazione elettronica” e quindi non è soggetta agli obblighi previsti dalla normativa.

La conservazione sostitutiva (2)

Per “conservazione sostitutiva” si intende un processo, indipendente dal supporto tecnologico utilizzato, che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale, in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Tale processo consente di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati e rappresenta perciò una modalità di conservazione “sostitutiva” rispetto alla carta. È qui opportuno ricordare che la Circolare 36 dell'Agenzia delle Entrate ha anche stabilito la possibilità di portare in conservazione sostitutiva solo parte delle fatture emesse o ricevute creando degli appositi sezionali per i registri IVA. La Circolare citata consente, infatti, la creazione di registri sezionali in cui numerare progressivamente fatture che si sono raggruppate secondo adeguati criteri, quali la tipologia di documento fiscalmente rilevante o la tipologia di fornitore/cliente (se italiano o estero). Questo accorgimento permette di gestire alcune “situazioni particolari”, quali ad esempio le autofatture o i protocolli IVA generati per l’acquisto di servizi o merci intra-UE che spesso non si vogliono dematerializzare. Il passaggio alla conservazione sostitutiva ha implicazioni gestionali più rilevanti rispetto allo scenario precedente. La normativa infatti prevede l’istituzione di una nuova figura professionale: il Responsabile della conservazione sostitutiva. A tale figura è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione nonché il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti (analogici e informatici). Il responsabile della conservazione può anche essere una figura esterna all’azienda.

La fatturazione elettronica (3)

Per “fattura elettronica” si intende una fattura in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente (che ne garantisce autenticità e integrità) inviata in formato elettronico al destinatario, il quale la conserverà nel formato originale in modalità sostitutiva alla carta. In sostanza una fattura elettronica è un documento che nasce, viene trasmesso e verrà conservato sia dall’emittente sia dal ricevente solo ed esclusivamente in formato elettronico. Inoltre perché la fattura sia considerata elettronica dal ricevente deve necessariamente essere stipulato un accordo tra emittente e destinatario. Le fatture elettroniche devono obbligatoriamente essere conservate in formato digitale. Per le sole fatture elettroniche è richiesta anche la chiusura del processo di conservazione con cadenza almeno quindicinale: il responsabile della conservazione deve cristallizzare l’archivio delle fatture elettroniche emesse e/o ricevute nel periodo, apponendo sull’archivio la propria firma digitale e una marca temporale. Da sottolineare come una volta implementato un sistema di conservazione sostitutiva, se già si dispone dei collegamenti telematici attraverso cui inviare o ricevere fatture telematiche – strutturate o meno – l’implementazione della fatturazione elettronica è un passo molto breve che richiede solo la stipula di un accordo con i destinatari o i mittenti e l’utilizzo di firma digitale e del riferimento temporale da parte del mittente. Secondo quanto previsto dalla "Circolare del 19/10/2005 n. 45 - Agenzia delle Entrate - Direzione Centrale Normativa e Contenzioso" al punto 2.6.2 - Fattura inviata con mezzi tradizionali: "La fattura, creata in forma cartacea o elettronica, può essere consegnata o spedita nei modi tradizionali in forma cartacea. ... la fattura creata in forma elettronica può essere spedita o consegnata in forma cartacea allorquando manca il consenso del destinatario alla trasmissione elettronica. In tale caso, trattasi pur sempre di una fattura elettronica in quanto dotata del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. L’invio della fattura mediante un qualsiasi strumento elettronico (es. via e-mail), senza il consenso del cliente, non dà luogo ad una trasmissione elettronica, bensì ad una consegna o spedizione della stessa mediante strumenti elettronici. Ne consegue che la fattura è elettronica solo per l’emittente, se ovviamente emessa in tale formato, mentre è sempre cartacea per il ricevente, ...."

Lo scambio dati via EDI (4)

È infine interessante capire come viene considerato, nel quadro della normativa sulla fatturazione elettronica, l’utilizzo di sistemi EDI, anche alla luce del fatto che molte aziende in Italia hanno già in essere investimenti e infrastrutture di questo tipo e anche perché nel passato una assimilazione acritica tra l’EDI e la fatturazione elettronica ha spesso ingenerato ambiguità e confusione. Le fatture o meglio i dati relativi alle fatture trasmessi attraverso sistemi EDI possono essere considerati fatturazione elettronica anche senza la firma digitale e il riferimento temporale qualora i sistemi attraverso cui i dati vengono trasmessi rispettino la Raccomandazione 94/820/CE, cioè qualora gli stessi sistemi di trasmissione dei dati garantiscano l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto. In Italia diversi fornitori di servizi EDI possono garantire queste caratteristiche, per cui è sufficiente verificare che i sistemi del proprio provider rispettino la raccomandazione citata, stipulare un accordo con i clienti/fornitori e iniziare a conservare in maniera sostitutiva le fatture. Come già detto è possibile creare sezionali in cui conservare le fatture elettroniche ricevute o emesse in EDI senza più l’obbligo della materializzazione, continuando a conservare su carta le altre (utilizzando un altro apposito registro sezionale).

Glossario su fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

Dal quadro normativo in tema di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva emergono le seguenti definizioni.

Chiusura del processo di conservazione. Si definisce “chiusura del processo di conservazione” il processo, obbligatorio per la conservazione delle fatture elettroniche, di cristallizzazione dell’archivio contenente le fatture elettroniche inviate e/o ricevute in quel periodo. Il processo, a carico del responsabile della conservazione e da effettuarsi con cadenza almeno quindicinale, implica la firma dell’archivio e l’apposizione della marca temporale sullo stesso. È consuetudine per semplicità firmare e marcare l’evidenza informatica relativa all’archivio in luogo dell’archivio stesso.

Conservazione sostitutiva. Per “conservazione sostitutiva” si intende quel processo che permette di conservare documenti in formato digitale in maniera che non si deteriorino e che, di conseguenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Il processo consente quindi di conservare documenti con una modalità “sostitutiva” alla carta e di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti ed è in generale successivo all'eventuale archiviazione elettronica. La conservazione sostitutiva può essere di due distinte tipologie:

  • conservazione sostitutiva di documenti analogici, quando appunto si provvede a conservare in formato digitale documenti che originariamente erano analogici (per esempio cartacei), previa loro scansione e digitalizzazione;
  • conservazione sostitutiva di documenti informatici, quando si provvede a conservare in formato digitale documenti generati direttamente in detto formato.

Documento analogico. Si definisce “documento analogico” un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video).

Documento informatico. Si definisce “documento informatico” la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Per un documento informatico devono essere garantite l’integrità (intesa come protezione da alterazioni) e l’autenticità (intesa come sicura identificazione del formatore/emittente).

Evidenza informatica. Nelle procedure di conservazione sostitutiva si definisce “evidenza informatica” un file (tipicamente txt o XML) in cui sono inseriti dati ed informazioni che, relativamente a un determinato periodo temporale e relativamente ad ogni fattura conservata, possono essere: il numero fattura, la data della fattura, la denominazione del mittente/destinatario, l’impronta, il riferimento temporale e altre informazioni che il responsabile della conservazione ritiene utile conservare.

Fattura elettronica. Si definisce “fattura elettronica” una fattura che, una volta provvista di riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente viene inviata in formato elettronico al destinatario, il quale la conserverà in modalità sostitutiva nel formato originale. In sostanza una fattura elettronica è un documento che nasce, viene trasmesso e verrà conservato sia dall’emittente che dal ricevente solo ed esclusivamente in formato digitale. Perché la fattura sia considerata elettronica dal ricevente deve inoltre necessariamente esistere un accordo tra emittente e destinatario.

Fatturazione telematica. Si definisce trasmissione telematica di fatture o “fatturazione telematica” la trasmissione dei dati e delle informazioni contenute in fattura utilizzando un canale telematico, che richiede tuttavia una “materializzazione” (stampa su supporto cartaceo) sia da parte dell’emittente che del destinatario. Per il solo emittente e quindi per le sole fatture di vendita (in quanto sono una copia e non l’originale) la “materializzazione” è tuttavia consentita anche tramite l’ausilio di un sistema fotografico su bobine di microfilms o microfiches.

Firma elettronica avanzata. La "firma elettronica avanzata" è una firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati.

Firma elettronica qualificata. Si definisce “firma elettronica qualificata” una firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.

Firma digitale. La "firma digitale" è una firma elettronica qualificata basata su chiavi asimmetriche.

Impronta. Per “impronta”, si intende una sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione di un'opportuna funzione di hash (quasi sempre l’algoritmo SHA-1) alla sequenza di bit che forma il documento di cui si vuole calcolare l’impronta.

Marca temporale. Per “marca temporale” si intende una "evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale”. La marcatura temporale di un documento informatico consiste nella generazione, da parte di una terza parte fidata (le Certification Authority) di una firma digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a quella del sottoscrittore) cui è associata l'informazione relativa a una data e a un'ora certa. La marca temporale è sempre opponibile a terzi.

Responsabile della conservazione. Si definisce responsabile della conservazione la persona cui è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione ed il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti (analogici ed informatici) memorizzati su supporti ottici o altri supporti capaci di garantire la conformità dei documenti agli originali.

Riferimento temporale. Si definisce riferimento temporale una informazione associata ad uno o più documenti informatici che attesta la data e l’ora di formazione del documento informatico che si intende conservare in modalità sostitutiva, e che può essere una fattura elettronica oppure un libro giornale. Contrariamente alla marca temporale, è opponibile a terzi solo a discrezione del Giudice, in funzione delle procedure di sicurezza utilizzate.

I principali riferimenti normativi in tema di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

Normativa sulla fatturazione elettronica

Raccomandazione 94/820/CE della Commissione. Del 19 ottobre 1994, relativa agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati (G.U. n. L 338 del 28/12/1994).

Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001. Modifica la Direttiva 77/388/CEE al fine di semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto.

Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52. Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA (G.U. n. 49 del 28 febbraio 2004).

Provvedimento Agenzia delle Entrate del 9 dicembre 2004. Modalità di trasmissione e contenuti della comunicazione telematica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, ai fini dell'emissione delle fatture da parte del cliente o del terzo residente in un Paese, con il quale non esistono strumenti giuridici di reciproca assistenza in materia di IVA (G.U. n. 298 del 21 dicembre 2004).

Direttiva 2006/112/CE del Consiglio del 28 novembre 2006. Relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto.

Legge n. 244 del 24 dicembre 2007. Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2008) (G.U. n. 300 del 28 dicembre 2007).

Decreto 7 marzo 2008. Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze (G.U. n.103 del 3 maggio 2008).

Normativa sulla conservazione sostitutiva

Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.


Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 82. Codice dell’amministrazione digitale (G.U. n 112 del 16 maggio 2005).


Normativa tecnica

Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11/2004. Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali – articolo 6, comma 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 gennaio 2004. Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici (G.U. n. 98 del 27 aprile 2004).

Decreto del Presidente della Repubblica del 11 febbraio 2005 n. 68. Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n.3.

Decreto del Ministro per l’innovazione e le tecnologie del 2 novembre 2005. Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata.

Deliberazione CNIPA del 18 maggio 2006 n. 34/2006. Regole tecniche per la definizione del profilo di busta crittografica per la firma digitale in linguaggio XML (G.U. n.230 del 3 ottobre 2006).

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 12 ottobre 2007. Differimento del termine che autorizza l’autodichiarazione circa la rispondenza ai requisiti di sicurezza di cui all’articolo 13, comma 4, del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 30 ottobre 2003 (GU n. 13 del 16 gennaio 2008).

Circolari e Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate e dell’Agenzia delle Dogane

Circolare Agenzia delle Entrate n.45/E del 19 ottobre 2005. Decreto legislativo 20 febbraio 2004 n. 52 – attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.

Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre 2006. Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.

Circolare Agenzia delle Dogane n. 5/D del 25 gennaio 2005. DM 23/1/2004 recante “modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”. Campo di applicazione.


Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 161/E del 9 luglio 2007. D.M. 23 gennaio 2004, articolo 21 DPR 26 ottobre 1972, n. 633 – Fatturazione elettronica e modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.

Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 298/E del 18 ottobre 2007. Istanza di interpello 2007 – Art. 11, legge 27 luglio 2000, n. 212. Conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni da parte dei CAF – Adempimenti correlati e termine per l’invio dell’impronta dell’archivio informatico.

Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 14/E del 21 gennaio 2008. Conservazione elettronica. Istanza di interpello 2007 – Art. 11, legge 27 luglio 2000, n. 212.

Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 67/E del 28 febbraio 2008. Articoli 21 e 39 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, D.M. 23 gennaio 2004,conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie – obblighi del vettore o dello spedizioniere. Messa a disposizione delle fatture tramite strumenti elettronici.

Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 85/E del 11 marzo 2008. D.M. 23 gennaio 2004, D.M. 24 ottobre 2000, n. 370. Conservazione sostitutiva delle distinte meccanografiche di fatturazione. Istanza di interpello – Art. 11, legge 27 luglio 2000, n. 212 – ALFA Spa.

Fonti