Protocollo informatizzato

Da WikiPA.

Il legislatore definisce protocollo informatizzato (indicato anche come protocollo informatico) come "l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti", ovvero, tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali.

Ogni sistema di protocollo informatizzato, che si intenda adottare o realizzare, deve ottemperare a specifiche indicazioni, riportate nel Testo unico in materia di documentazione amministrativa(DPR 28 dicembre 2000, nº 445) che inoltre individua nella figura del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi il referente principale di ogni organizzazione della pubblica amministrazione.

Nell'ottobre 1998, il Capo dello Stato ha emanato un regolamento con le norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche, specificando che entro cinque anni, a partire dal primo gennaio 1999, le Pubbliche Amministrazioni avrebbero dovuto provvedere a realizzare o revisionare dei sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità al regolamento pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 14 dicembre 1998 ed alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996 numero 675, nonché dell’articolo 15 comma 2 della legge 15 marzo 1997 numero 59, e dei relativi regolamenti di attuazione.

Con il protocollo informatico ci sono molte altre funzionalità connesse alla ricerca, all’identificazione dell’ufficio di assegnazione e all’ufficio che lavora il documento. C’è inoltre la possibilità di accludere il fascicolo, virtuale, naturalmente e sono comprese tutte le funzioni di scambio delle informazioni e di ricerca che il protocollo cartaceo non consente.

Dal protocollo cartaceo si può sapere quando un documento è arrivato, chi l’ha spedito e viceversa quando è stato inviato e a chi. Con il protocollo informatico sono invece previste anche le funzioni di classificazione, non solo in funzione all’oggetto, ed è inoltre possibile ottenere la reportistica, per esempio sul tempo che intercorre tra la registrazione e la classificazione, sui segmenti procedurali in ritardo, può essere individuata una sofferenza temporale e conoscere quanti sono gli atti elaborati dai singoli elementi dell’unità organizzativa, consentendo quindi di rimodulare i carichi di lavoro.

La protocollazione non è una funzione a sé stante e non è la segnatura sul foglio con il numero progressivo, ma è l’inizio di un procedimento amministrativo: si protocollano tutti i documenti che hanno un contenuto di procedimento e pertanto deve trattarsi di una funzione diffusa. Non ha senso l’esistenza di uffici di protocollo; si protocolla all’interno dell’unità organizzativa, magari affidando a una persona l’incarico di protocollare - questo non è escluso - eliminando comunque i tempi di attesa che si avevano con il passaggio del documento bollato dall’ufficio di protocollo a quello di competenza.

A livello attuativo, infine, si presentano alcuni fattori di criticità, principalmente riassumibili in uno di carattere organizzativo, dove l’unica leva è quella della sensibilizzazione del personale, perché questi progetti funzionano esclusivamente se c’è accettazione e condivisione degli obiettivi, mentre l’altro è inerente alle infrastrutture informatiche. Per ciò che riguarda le infrastrutture è essenziale un discorso di connettività alla rete, considerando che un’installazione web non richiede molte risorse.

Segnatura di protocollo

La Circolare dell’Agenzia per l’Italia Digitale del 23 gennaio 2013, n. 60 in materia di segnatura di protocollo opera una revisione della Circolare AIPA del 7 maggio 2001, n. 28. Nel documento, elaborato nell’ambito di uno specifico gruppo di lavoro, vengono definiti il formato e la tipologia di informazioni minime e accessorie associate ai messaggi scambiati tra le pubbliche amministrazioni. Le modalità tecniche e il formato indicati sono stati adeguati in relazione all'evoluzione tecnologica e alle ulteriori esigenze che le amministrazioni hanno manifestato. La Circolare avrà efficacia a partire dalla data di emanazione delle regole tecniche attuative delle disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale in materia di documento informatico e gestione documentale, protocollo informatico e di formazione e conservazione dei documenti informatici.


Voci correlate

Collegamenti esterni